El despatx sense paper és possible, és el moment de la digitalització.

Publicado por Cristina Cañas - 21/2/2019

La informació i les dades són la matèria primera de qualsevol assessoria o despatx professional i tenen una influència directa a les seves estratègies i presa de decisions. Per això, fa anys que les empreses arxiven tots els documents que generen i reben, tot i que saben que controlar-los i consultar-los no serà senzill si en fos necessari.

La possibilitat de millorar aquesta localització de la informació, reduir-ne l'espai i el cost d'emmagatzematge fa que la digitalització total dels documents i l'eliminació de tots els arxius impresos sigui un objectiu a assolir per a qualsevol despatx professional.

La digitalització de tota la documentació del despatx comporta de manera directa nombrosos beneficis:

  • Optimització dels recursos.
  • Estalvi de temps de consulta i resposta.
  • Optimització dels procediments de treball.
  • Augment de la productivitat.
  • Reducció dels errors.
  • Més control i seguretat de la informació.

És factible un despatx sense papers?

Aconseguir un despatx sense papers és un objectiu intel·ligent per a una assessoria, tot i que comporta canvis profunds i pot ser difícil d'assolir a curt termini. Tanmateix, cada vegada hi ha més eines que poden fer aquest procés de digitalització una mica àgil i suportable.

Malgrat el fet que ens centrem a reduir l'ús del paper a les oficines, també hem de tenir clar que només serà això, una reducció, i no una desaparició. Encara viurem durant un temps la coexistència del paper amb els nous formats digitals.

I és així com haurem de fer front a la digitalització; el nostre objectiu ha de ser la tendència a l'eliminació dels documents físics. No es tracta d'una obligació de l'eliminació total, sinó d'un canvi a la manera de treballar.

Cada despatx s'ha de plantejar quin és el nivell de digitalització que vol assolir i com durà a terme el procés tant de digitalització dels documents existents com de generació de documents nous.

Afortunadament, la digitalització de documents ja no consisteix a escanejar piles de papers, sinó que les eines han millorat i gràcies a la IA el processament d'aquestes dades és molt més senzill. Per exemple, disposem d'eines capaces d'interpretar i aprendre de manera intel·ligent el contingut de qualsevol factura escanejada i fins i tot de generar de manera directa els assentaments comptables.

 digitalización papel scan

Etiquetas: Wolters Kluwer, software de gestió, assessoria, gestió, dades, Intel·ligència empresarial, transformació digital, protecció de dades, a3ASESOR | scan

Últimas entradas

Categorías

Ver todo

¡Suscríbete a nuestra newsletter!